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Come funziona
Dieci schede vere, poi l'archivio
Disegniamo la scheda su dieci clienti che conosci a memoria. Se manca un campo, lo vedi subito. Poi importiamo il resto.
Il laboratorio di tarature che usa già rapporti automatici e rubrica condivisa è raccontato su Aziendale.ai.
Campi
Solo quelli che apri durante una telefonata. Gli altri stanno in una sezione secondaria.
Dieci prove
Cerchi, modifichi, chiudi. Se perdi tempo, il campo è nel posto sbagliato.
Importazione
Il file che hai già, controllato a campione prima di fidarsi dei totali.
Un gestionale su misura non nasce da cento funzioni che non userai. Nasce dai campi che usi già: cliente, pratica, documento, scadenza. Li disegniamo su una scheda, tu la riempi con un caso della settimana scorsa e solo dopo colleghiamo fatture o scadenze. Se un campo non serve, non c'è; se manca, lo aggiungiamo. Il resto del lavoro resta com'è finché non serve cambiarlo.
Prima di costruire, guardiamo il processo intero: chi fa cosa, quanto tempo richiede, dove nascono gli errori. Come analizziamo i processi
Dati, conservazione e accessi
Il gestionale contiene anagrafiche e documenti: restano su server in Europa e li vede solo chi autorizzi tu. Il contratto indica chi è titolare e chi responsabile del trattamento, come chiede il GDPR, la legge europea sulla privacy. Non usiamo i tuoi dati per addestrare modelli. Per quanto tempo conservare i dati e come cancellarli si decide insieme, rispettando gli obblighi di conservazione dei documenti fiscali.
Non è un parere legale. Le regole le interpreta chi ti assiste, insieme a te.
Per il responsabile IT e la sicurezza
- Dove stanno i dati
- Anagrafiche, documenti e tabelle del gestionale restano nell'Unione europea, sul cloud indicato nel contratto o su un server che ci indichi tu. Cifratura in transito e a riposo. I dati operativi della tua azienda non servono ad addestrare modelli. Backup separati e due ambienti distinti, uno di prova e uno di produzione.
- Come ci colleghiamo ai tuoi sistemi
- Importazioni e collegamenti con contabilità, magazzino o CRM (il programma dei contatti) partono in sola lettura. Credenziali tecniche revocabili. La scrittura verso programmi esterni è un permesso distinto, attivato modulo per modulo. Puoi staccare un connettore senza fermare il gestionale.
- Chi può fare cosa
- Ruoli configurabili: amministratore, operatore di magazzino o d'ufficio, sola lettura. Ogni modifica rilevante e ogni azione assistita dall'AI restano nel registro, esportabile per i controlli interni. Un account si disattiva in pochi minuti. Il tuo database non è condiviso con quello di un'altra azienda.
- Cosa succede se il modello sbaglia
- Le funzioni AI (ricerca, bozze, suggerimenti) non sostituiscono i controlli sui documenti fiscali. Sotto la soglia di sicurezza, o sui campi critici, serve una conferma. Se spegni il modulo AI, il gestionale resta pienamente usabile. Il registro mostra chi ha salvato cosa.
- Quali modelli e perché
- Ricerca nelle anagrafiche, lettura dei PDF e aiuto alla compilazione usano modelli di più fornitori, scelti per ciascun compito. I contratti escludono l'addestramento sui tuoi dati. Il modello si cambia in configurazione, senza rifare tabelle, maschere e rapporti.
- Cosa firmi
- Sviluppo e manutenzione su contratto, con SLA (Service Level Agreement, tempi di intervento garantiti), nomina a responsabile del trattamento ex art. 28 del GDPR (Regolamento UE 2016/679) ed elenco dei sub-fornitori. All'uscita esporti il database e noi cancelliamo le copie. Codice e dati restano tuoi nei termini concordati. Non presentiamo la ISO/IEC 27001 come certificazione già nostra.
- Riferimenti normativi
- GDPR sui dati personali. AI Act (Regolamento UE 2024/1689) se nel gestionale usi assistenti AI. Obblighi fiscali e di conservazione dei documenti, fatturazione elettronica compresa. Ti aiutiamo con misure tecniche e registri; commercialista e legale restano i riferimenti di merito.
Partiamo da un tuo lavoro vero